PIM vs. ERP – Was ist der Unterschied?   

PIM-System vs ERP

 

Ein PIM-System brauchen Sie nicht, weil bereits alle relevanten Daten im ERP-System hinterlegt sind? Dieser Satz fällt gerade zu Beginn von Projekten häufig von Unternehmerseite. Zu Unrecht. Richtig ist, sowohl PIM als auch ERP basieren auf Datenbanken. Falsch dagegen ist beispielsweise die Annahme, dass beide Systeme die gleichen Anwendungsbereiche bedienen. Zeit, mit dem ein oder anderen Mythos rund um ERP und PIM aufzuräumen.

 

Im folgenden Text gehen wir der Frage nach, wie sich das Produktinformationsmanagement (PIM) vom Enterprise Resource Planning (ERP) unterscheidet.

Wann kommt ein ERP zum Einsatz

Allgemein lassen sich die Bereiche, die ein ERP in einem Unternehmen abdeckt, unter den Schlagworten Planung, Steuerung und Verwaltung von Prozessen, Personal, Kapital und Material. In einem ERP-System werden diverse Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten gespeichert und von dort verarbeitet. Anders als ein PIM System werden ERP-Systeme insbesondere im Bereich der Produktdaten auf ein gewisses Maß begrenzt, um das System nicht zu überfrachten.

 

Anbei ein Überblick der wichtigsten Funktionen eines ERP-Systems:

  • Planung, Steuerung und Verwaltung von Personal und Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel und Material
  • Lagerhaltung und Steuerung des Einkaufes
  • CRM – Vertrieb und Kundenmanagement
  • Personalwesen (Onboarding-Prozesse)

Welche Bereiche deckt ein PIM-System ab

Die Daten, die in einem PIM-System verarbeitet werden, dienen im Unterschied zum ERP-System eher dazu, ein Produkt genauer zu beschreiben. Verwaltet werden dort beispielsweise Beschreibungen in verschiedenen Sprachen, Abmessungen, Farben und technische Eigenschaften, aber auch Informationen, die für das Marketing relevant sind, wie verschiedene Texte oder Media Assets wie Datenblätter, Fotos und Videos. Nachdem die Daten im PIM-System durch programmierte Standards quasi den Feinschliff bekommen, spielt das System die relevanten Daten in die vorgesehenen Kanäle aus.

 

Anbei ein Überblick der wichtigsten Funktionen eines PIM-Systems:

  • Speicherort für Produktdaten aus verschiedenen Quellen
  • Veredelung der Produktdaten und Informationen bis hin zum “Golden Record”
  • Ausspielung der Informationen in verschiedene Kanäle und Medien
  • Export in diverse Dateiformate wie BMECat, XML, csv oder pdf
  • Exporte zur Erstellung von Printprodukten und DTP
  • Übersetzung der Daten in verschiedene Sprachen

Wie arbeitet ein PIM-System mit einem ERP zusammen?

 Wir wissen nun, dass beide Systeme unterschiedliche Zwecke erfüllen. Die ERP-Software sammelt und integriert Daten und sie verwaltet und optimiert verkaufsbezogene Geschäftsprozesse. Bei diesem Prozess werden natürlich auch Produktinformationen im ERP gesammelt. Diese eignen sich allerdings nicht für die Vermarktung des Produkts. An dieser Stelle kommt das PIM-System ins Spiel, welches für eine standardisierte Datenqualität und zielgruppenspezifischen Content sorgt. Ein großes Plus, insbesondere für international agierende Unternehmen: Der Content kann im PIM-System in unterschiedlichen Sprachen gepflegt oder angebunden über ein sog. Translation Memory System (TMS) automatischprozessoptimiert oder sogar automatisch übersetzt werden. Über einen automatisierten nächtlichenzeit- oder änderungsgetriggerten Im- und Export wird ein regelmäßiger Austausch der beiden Systeme gewährleistet. In der Regel ist das ERP hierbei führend, in gewissen Situation Je nach Datenlage kann sowohl das ERP- als aber auch das PIM-System führend sein.

Fazit

Die Frage darf nicht lauten: „ERP oder PIM?“ Beide Systeme können sich gegenseitig nicht ersetzen. Das ERP-System organisiert Prozesse und steuert Lagerbestände, Preise und Bestellungen, während das PIM-System immer das Produkt in den Vordergrund stellt und dazu alle Informationen verwaltet, sammelt und veredelt und dann in verschiedene Kanäle wie beispielsweis Shop, Website, Datenblätter, e-Katalog, Online-Katalog, Konfigurator, ProductFinder oder BIM ausspielt. Insbesondere in Zeiten, in denen ein Großteil der Produkte über Online-Shops gekauft werden – die Kaufentscheidung also auf Basis der Produktinformationen getroffen wird – kann ein PIM-System den entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern.